Định luật Parkinson nén thời gian và làm việc hiệu quả hơn - Trần Quang Hiệp

Định luật Parkinson nén thời gian và làm việc hiệu quả hơn

By Trần Hiệp / Tháng Mười Hai 5, 2019
Định luật Parkinson

Bạn từng thấy những công việc mình làm có kết quả không được tốt cho dù thời gian chuẩn bị là rất nhiều. Hôm nay Hiệp sẽ giới thiệu cho bạn Định luật Parkinson của nhà sử học Cyril Parkinson giúp bạn nén thời gian và làm việc hiệu quả.

Bạn có nhiều thời gian để làm việc nhưng kết quả lại không tốt

Một sự thật là bạn càng có nhiều thời gian để làm một việc gì đó thì kết quả việc đó lại càng kém hiệu quả. Do tâm lý có nhiều thời gian nên bạn thường sử dụng thời gian đó để làm thêm những việc khác nữa. Điều đó làm mất đi sự tập trung và liền mạch của công việc dẫn đến kết quả bạn nhận được cũng kém hiệu quả hơn.

Khi bạn được giao một nhiệm vụ, một công việc nào đó, nếu bạn không ép mình phải hoàn thành ngay. Hoặc không có thời gian làm cụ thể thì rất có thể bạn sẽ lơ đãng mà quên đi nó. Hoặc là bạn dành quá nhiều thời gian để làm việc đó thì trong phần lớn thời gian đó bạn chắc chắn sẽ làm thêm những việc khác nữa và nhiệm vụ của bạn không đạt được kết quả tốt.

Bạn thử nhìn lại những việc trước đây của mình xem. Có phải là có những việc bạn mất nhiều thời gian nhưng không hoàn thành tốt được. Như việc viết luận văn bạn có cả vài tháng để thực hiện nhưng bạn chỉ viết vào 3 ngày trước khi đến hạn nộp không? Hay bạn có cả tuần để hoàn thành một công việc nhưng bạn chỉ vội vã thực hiện vào thứ 6 không?…

Nhưng bây giờ nếu bạn có thể làm lại những việc đó và tập trung làm chỉ bằng 20% thời gian đó thì chắc chắn vẫn hoàn thành và kết quả còn tốt hơn. Đây cũng chính là điều mà tôi muốn nói với bạn, đó là những tình huống của Định luật Parkinson trong cuộc sống

Định luật Parkinson: làm việc trong thời gian ngắn sẽ hiệu quả hơn

Nhà sử học Cyril Northcote Parkinson là người đầu tiên quan sát thấy xu hướng này khi làm việc với các nhân viên hành chính của Anh. Ông quan sát rằng, khi bộ máy hành chính càng đông người, nó hoạt động càng kém hiệu quả. Quan sát nhiều trường hợp khác, ông nhận thấy kích thước của một “bộ máy” nào đó tăng lên thì nó hoạt động càng kém hiệu quả.

Một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Khi thời gian phân bổ cho nhiệm vụ đó ngắn hơn, nó cũng được giải quyết đơn giản và dễ dàng hơn.

Định luật Parkinson cho rằng công việc sẽ tự mở rộng để lấp đầy thời gian hoàn thành. Nếu bạn cho rằng đó là công việc thực hiện trong một năm thì nó sẽ được thực hiện trong một năm. Nếu cái gì phải được thực hiện trong tuần tới thì nó sẽ được thực hiện trong tuần tới. Và nếu công việc đó cần phải thực hiện trong ngày mai thì nó sẽ được thực hiện trong ngày mai.

Và một điều nữa là công việc càng có nhiều thời gian hơn với sự cần thiết để hoàn thành thì kết quả càng tệ. Vì thế với mỗi công việc của mình bạn hãy xác thời gian cụ thể để hoàn thành. Hãy sử dụng Định luật Parkinson để nén thời gian xuống mức thấp nhất để đạt được kết quả tốt nhất.

Hướng dẫn cách áp dụng Định luật Parkinson để nén thời gian hiệu quả

Thực tế, rất ít người thực sự chỉ cho bạn biết cách để hoàn thành việc trong thời gian ngắn hơn. Thậm chí nhiều người nghĩ rằng, họ cần rất nhiều thời gian để hoàn thành một khối lượng công việc. Nhưng tôi sẽ giúp bạn những cách thiết lập các giới hạn bản thân để làm việc hiệu quả hơn, trong thời gian ngắn hơn. Bạn sẽ nhận ra, bản thân có thể thực hiện được nhiều việc hơn trong thời gian tối ưu hơn. Chỉ cần bạn ghi nhớ những điều sau:

  • Siết chặt thời gian bằng cách vận động hàng ngày. Tạo danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành bằng cách viết ra cụ thể. Xác định rõ việc nào là quan trọng và cần gấp còn việc nào không.
  • Sử dụng phương pháp Pomodoro để thực hiện công việc một cách có hệ thống. Phương pháp này giúp bạn lập thời khóa biểu cụ thể để hoàn thành chúng.
  • Kết hợp Phương pháp 80-20 và Định luật Parkinson để lập kế hoạch và thiết lập thời gian cố định để hoàn thành một việc trong 2 giờ hay 1 tuần với những mục tiêu chi tiết nhất có thể. Kiểm tra lại công việc khi hoàn thành một cách khắt khe.
  • Thay vì cố gắng viết 1000 từ, chạy 10km, đến phòng tập gym mỗi ngày, hãy đặt ra giới hạn: hoàn thành công việc X trước 10 giờ sáng. Hoàn thành công việc sớm để dành thời gian thư giãn, bạn sẽ ngạc nhiên bởi thời gian rảnh bạn có thể có mỗi ngày.
  • “Tự tống tiền” bản thân bằng cách đặt quy tắc hoặc nhờ một người phạt tiền bạn nếu bạn làm vượt quá thời gian quy định hoặc dành quá nhiều thời gian để làm gì đó. Phương pháp này sẽ giúp bạn có động lực hoàn thành công việc hiệu quả hơn, sớm hơn nếu không muốn thiệt hại về tài chính

Một số lời khuyên nhỏ khác cho bạn như: khi bạn làm việc bằng laptop thì không có sạc laptop, bạn buộc mình phải hoàn thành mọi việc trước khi máy tính hết pin. Và hãy giới hạn việc trả lời email trong 30 phút đầu giờ sáng hoặc trước khi kết thúc một ngày làm việc. Thay vì liên tục mất tập trung bởi các email mới, bạn sẽ thấy công việc của bạn suôn sẻ và mất ít thời gian hơn.

Bạn cũng đừng tự an ủi rằng công việc không quá gấp thì có thể từ từ làm. Mà bạn hãy đặt giới hạn khắt khe cho bản thân và hoàn thành mọi nhiệm vụ của bạn trong ngày. Bạn sẽ tự điều chỉnh phương pháp làm việc để hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian mà bạn đã ấn định cho nó.

Hãy nhớ theo định luật Parkinson: “Work expands so as to fill the time available for its completion” – Công việc sẽ luôn lấp đầy khoảng thời gian bạn ấn định cho nó.

About the author

Trần Hiệp

Tôi chia sẻ những kiến thức tôi học được về phát triển bản thân giúp cho bạn ngủ ngon hơn, sống vui vẻ, khỏe mạnh và tự tin hơn trong cuộc sống. Câu nói tôi rất thích đó là: "Cuộc đời này chỉ có trưởng thành và thành công"

Click here to add a comment

Leave a comment: